トヨタ式、紙一枚にまとめる技術を0からわかるように詳しくレビューするよ

皆さんは普段の仕事の中で、頭の中が整理出来なくなったことがありませんか?

企画書の提出、書類の整理など、頭がこんがらがることが積み重なっている人も少なくないと思います。

そんなあなたに、ゴチャゴチャした頭の中を簡単に整理する方法を紹介します。

紙一枚でわかりやすく

それは、A4一枚にまとめる方法です。
この方法は浅田すぐるさんの著書、『トヨタから学んだ「紙一枚!」にまとめる技術』の中で紹介されていました。

この方法で、あなたは頭の中をスッキリ整理することができます。

例えばこのような頭の中を、、、

こんなふうに紙1枚に整理できればスッキリするでしょう。

それは、「エクセル1」「ロジック3」という二つの方法を使うことで可能になります。

詳しい方法は、本文で紹介しますが、ざっくりした説明をすると、紙を8〜16等分かするように線を引いて、空欄に仕事のキーワードなどを書き込んでいく方法です。

8等分と書きましたが、必要に応じて、16等分、32等分と増やしても構いません。なぜこの方法を使うことで頭の中が整理されるのか。

シンプルisベスト

それは、シンプルだからです。

一見複雑に見える仕事や問題も、シンプルな要素の組み合わせなのです。

その要素を一つ一つ取り出し、解きほぐす事で、シンプルな形に整理することで、頭の中が整理されるのです。

今回の内容は、まず1で「エクセル1」の使い方を説明し、2でその応用例を紹介します。 続いて3で「ロジック3」の説明をし、4でその応用例を紹介します。

1. すべての思考整理の基本は「エクセル1 」にあり!

最初に、エクセル1の使い方について説明します。
小見出しの通り、エクセル1はすべての思考整理の基本となるので、まずはこれをしっかりと押さえてください。

まず、次の2つの道具を用意します。
・A4用紙
・3色のペン(黒、赤、緑)

①フレームを書く

まず、緑色を使ってフレームを書きます。紙は横にします。紙を8等分するようにフレームを書きます。情報量が多い場合は、16等分、32等分してもかまいません。

②日付とテーマを書く

フレームが書けたら、いちばん左上に緑色で日付を入れます。あとから振り替えりやすいようにするためです。
日付を入れたら、次は同じ欄にテーマを書きます。テーマとはその情報をまとめる目的のことです。例えば、企画書を書く場合、「この企画の売は何か?」ということがテーマの1例になります。

③キーワードで空欄を埋める

ここからは青色を使います(ペンの色を帰るのは、思考を切り替えるためです)。テーマに対する答えで、残りの空欄を埋めます。このプロセスは、考えをまとめるためのベースとなる情報を整理する段階です。

④考えをまとめる

最後は、赤色を使います。③で書き出したキーワードを眺めながら、質問を自分自身に投げ掛けます。例えば、「この中でもっとも重要なものを3つ挙げると?」「重要度順に番号を振ると?」などの質問をし、それに対する答えを書き込みます。

エクセル1は、「情報をまとめようとしても何から書いてよいか分からない」という場合に使えます。

2エクセル1の応用

・会議の議事録を作る
エクセル1を使えば、下の写真のように、会議の議事録として活用することができます。
①フレームをつくる(緑)
②会議中の発言を書き出す(青)
③ポイントになりそうなものに丸をつける(赤)
④ポイントのまとめとなる「ひとこと」をフレーム外に書く(赤)

やることの優先順位をつけよ

他の応用例として、やることの優先順位づけがあります。
①フレームをつくり、日付とテーマを入れる(緑)
②「今日やること」を書き込む(青)
③特に重要なものに3つまでに○をつける(赤)
④緊急のものに△をつける(赤)
⑤人に頼めるものに斜線を引く(赤)

このように、エクセル1は多くの場面で応用が効きます。

「ロジック3」の論理力でまとめる、わかる、伝わる!

続いて、ロジック3の使い方を説明します。

①フレームを書く

ロジック3も緑色でフレームを書くところから始めます。フレームの形は、下の写真を参考にしてください。

②日付とテーマを書く

いちばん左上のフレームに、日付とテーマを記入します。

③「1P?」「Q1?」「Q2?」「Q3?」と矢印、番号を書く

下の写真のように、「1P?」「Q1?」「Q2?」「Q3?」と矢印、番号を書きます。

④「1P?」のフレームを埋める

「1P?」とは「1Phrase?」の略で、「ひとことでいうと?」という意味です。テーマについて「ひとことで言うとどうなるか」を考え、それを赤色で書きます。

⑤「Q1?」「Q2?」「Q3?」に対応する質問を書き込む

ここで再び、緑色を使います。
「Q1?」「Q2?」「Q3?」にそれぞれ「伝える相手が知りたい質問」を書き込みます。

しかし、うまく質問が思い浮かばないときもあるでしょう。そんなときは、「What?」「Why?」「How?」の3つの切り口をヒントにします。

この3つは、人がなにかを理解するときに気にすることが多いものです。また、質問は3つ以内が望ましいです。

人が一度に受け取りやすい情報の数は3つ以内だからです。

⑥「Q1?」「Q2?」「Q3?」の答えを書き込む

最後に青色を使い、「Q1?」「Q2?」「Q3?」の答えのフレームを埋めます。1つの質問に対し、答えは3つ以内にします。

このロジック3は、上司への報告などに使うこともできます。

例えば、上の写真の資料を使って、上司にクレームとその対応について報告するとします。その内容は次の通りです。

例)4月X日のクレームとその対応について説明します。
この日、お客様から「商品Aを注文したのに商品Bが届いた」というクレームが電話で入りました。

丁寧にお詫びし次の3点伝えました。
1点目は、至急商品Aをお届けすること、2点目は、返品用の伝票を同封するので、その伝票を添えて商品Bを返送していただきたいこと、3点目は、次回ご注文の際に利用できる商品券をおつけすることです。

今回の発送ミスは、次の3点が原因です。
1点目は、商品Aと商品B が酷似していたこと、2点目は、入力確認のシステムがそのような人為的ミスに完全対応していないこと、3点目はスタッフのオーバーワークです。

このようにロジック3を利用することで、わかりやすく相手に物事を伝えることができます。

ロジック3の応用

新聞記事やニュースをまとめるなら

①フレームをつくり、日付とテーマを記入する。(緑)
②「1P?」に気になる記事を書く
③「Q1?」「Q2?」「Q3?」を書き込む
「Q1?」この記事がなぜ気になるのか?
「Q2?」この記事のポイントは何か?
「Q3?」この記事を仕事などにどう活かすか?
④「Q1?」「Q2?」「Q3?」の答えを書く

ロジック3も、エクセル1と同様、様々な場面で応用が効きます。

まとめ

今回は、頭の中の整理方法として、「エクセル1」と「ロジック3」という2つの方法とその応用例を紹介しました。

これらの方法を通して、この本の筆者が伝えたかったことは、1枚書けば、立ち止まらずに行動し続けることができる、ということです。

何か問題に直面した時に、私たちは身動きが取れなくなってしまうことがよくあります。

そんなときに、1枚の紙が、シンプル化のきっかけになってくれるのです。それもたった数分、紙に書く作業をするだけです。

この思考術を今すぐにでも活用して、皆さんのシンプル化に役立てばいいと思います。

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