しかし現場をささえる大事な仕事に「事務」があります。 またその事務作業や事務員すべてを統括する「事務長」がいます。
では、事務長とはどのような仕事をしているのでしょうか、またどうすればなれるのかお伝えしていきたいと思います。
事務長の仕事とは？
病院、介護施設での事務は、事務長のもとに必要な管理などを行っています。 具体的にみていきましょう。
医療、介護報酬の管理
診療や介護での報酬の請求業務をおこないます。レセプトなどをもとにして、国民健康保険団体連合会への請求データを作成します。請求データが完成すれば、毎月決まった日程で、請求データをおくります。また医療や介護報酬については、2か月後には報酬として振りこまれますので、収入状況の管理なども合わせておこないます。
職員の管理
病院や介護施設では、看護師や介護職員を採用しなければなりません。ハローワークや新聞広告、求人サイトなどに求人をだし、雇用を促進します。時には就職フェア―などでブース出展をおこなうこともあります。
また職員の給与計算や管理をおこないます。有給休暇の管理などもおこないます。
設備や備品の管理
病院や介護施設の現場をみると、さまざまな設備や備品があります。その設備がきちんと稼働しているか確認します。ときには点検の依頼などしなければなりません。また石鹸、消毒薬、医薬品など必要な物品もきらさないように管理しなければなりません。
行政への対応
医療や介護は厚生労働省の管轄であり、行政にたいして常になんらかの対応をしなければなりません。必要な書類の提出や報告などをおこなうことがあります。実施指導や行政監査などの対応も必要になります。
苦情やトラブルなどへの対応
患者や利用者、その家族などから苦情を受けることがあります。そのまず最初に対応するのは事務員になります。必要に応じて謝罪をしなければなりませんし、時には損害賠償などへの保険対応をおこなわなければならないこともあります。
病院、介護施設などの事務長のポジションやそのちがいについて
事務長の業務についてお伝えする前に、この事務長のポジションについておつたえしておきます。
一般的な病院の組織図では、「理事長・理事」がトップにあり、現場では「院長」のもとに、管理職として「事務長」のポストがあります。
総合病院など、規模がおおきくなると事務長は院長とべつのポストとして存在しているのです。
介護福祉系では、社会福祉法人など大規模の法人の組織図であれば、「理事長・理事」がトップにあり、現場では「施設長」のもと、管理職として「事務長」のポストがあります。
事務長といわずに「総務部長」などの名称の介護施設もあります。有料老人ホームなど、企業系の老人ホームにおいては、施設長が事務長を兼務しているところもあります。
有料老人ホーム単体で運営されているような場合におおくみられる体制です。
法人の大きさや体制にもよりますが、事務長のポストは、病院や施設の現場トップである院長や施設長と肩をならべるほど力のあるポストであるといえます。法人トップである理事長の秘書的な存在のところもあります。
事務長のほとんどは医療や介護現場の経験がありません。しかし、病院や施設の経営そのものを完全に把握していることがほとんどです。
度重なる医療・介護報酬改定などによる経営状態を把握するためには、事務長のちからが絶対必要となっています。
そのような状況により「事務長」の求人というものは、総合病院や社会福祉法人などではほとんどなく、有料老人ホームなどにおいて「施設長と兼務」ということでの採用は、みつけることができます。
有料老人ホームなどの事務長の採用基準をみると、スキルの高さを要求されます。
介護現場での責任者や管理者などの経験者であることはもちろんのこと、経営戦略の策定、キャッシュフローなどの知識を持ちあわせておく必要があります。
事務長の業務はとても幅広くスキルが必要
では事務長が実際にどのようなことをしているかというと、多種多様な業務をおこなっております。
ただし実際には、事務長の下で働く一般の事務員が、事務長のサポートとして業務についているのが一般的です。
事務長は一般事務員からあがってくる事務内容を把握し、「マネジメント業務」を行います。けっして、売り上げの管理だけをおこなっているというものではありません。
病院や施設の経営的な判断は、院長や事務長がおこないますが、その判断をするための指標を示すのは事務長の役割であるといえます。
各部署がたてた事業計画をもとにおこなった運営において、収入はどうか、支出はどうなっているかを幅広い視点でマネジメントします。
医療や介護は報酬改定のたびに、収入状況がどんどん変化しますので、これらの視点やスキルはとても重要なものになります。
また現場がうまくまわっていくための雇用の管理も必要な業務ですし、設備がきちんと稼働しているか管理することも必要です。職員がはたらけば給料を支払わなければなりません。
病院や施設にたいして、苦情やトラブルが発生することもあるでしょう。その時に対応しなければならないのが事務長です。
職員を雇用する際には、面接の対応を必ず行い、現場の設備が故障したということであれば、事務長自らが修理しているようなこともあります。現場への苦情に対して、頭をさげなければならないこともあります。
経営状態から現場の管理、設備の管理まで、すべてを見渡せる高いスキルが必要になるのが「事務長」であるといえるでしょう。
まとめ
どうすれば事務長になれるのか〜事務長の業務内容をここまで見てきました。
病院、社会福祉法人などの事務長ということであれば、まずは一般の事務員として入職して、経験をつんでいく必要があります。
事務長は、事務だけできればいいものではなく、高いマネジメント能力が求められますから、財務諸表の読み方だけではなく、キャッシュフロー、雇用管理など幅広い知識を求められています。
いずれは事務長を目指すということであれば、一般事務をしながら、これらの知識を高める努力が必要です。
有料老人ホームなど一般企業系の事務長であれば求人がでていることもありますが、やはり現場での管理経験や経営判断能力が求められますので、高い経験や知識が必要になります。
ただし、その他、業界や介護現場出身であっても目指すことができますので、高いモチベーションをお持ちの方であれば目指してはいかがでしょうか。